Cómo organizar con etiquetas tus archivos y documentos

Cómo organizar con etiquetas tus archivos y documentos

febrero 14, 2018
en Categoría: ACCIONES, EMPRESAS, PRODUCTOS
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Cómo organizar con etiquetas tus archivos y documentos

Cómo organizar con etiquetas tus archivos y documentos

Hoy en día la oficina requiere de un orden y colocación perfecta para agilizar y optimizar su funcionalidad. Saber dónde se ubica cada documento y archivo nos permite mejorar los flujos de trabajo.

El problema de los documentos y archivos es que a veces por su cantidad son difíciles de organizar y se traspapelan, lo que acaba ocasionando una pérdida de tiempo y de recursos que se podría solucionar con un poco de orden.

Seguro que, si tienes una gran cantidad de papeles, te preguntarás cuál es la mejor manera de organizarlos. El modo más adecuado de organizar los documentos es almacenarlos en carpetas y archivadores, sin olvidar las tan útiles bandejas que permiten apilar varios niveles de un modo organizado en el escritorio, para tener los documentos más urgentes o importantes siempre a mano.

El problema es que, tanto si ponemos los papeles dentro de las carpetas como si los depositamos en las bandejas, perdemos la rapidez al identificar dónde está cada uno de ellos.

La solución para encontrar rápido los documentos cuando ya están archivados son las etiquetas. Si utilizas etiquetas para nombrar los elementos de almacenamiento de tu oficina, conseguirás un flujo de trabajo mucho más eficiente.

 

Trucos e ideas para organizar con etiquetas tu oficina

Las etiquetas te permiten definir en pocas palabras qué es lo que tienen tus archivadores y, a diferencia de otros métodos, resultan las puedes utilizar sobre cualquier elemento de tu oficina, como carpetas, archivadores, cajones, estantes, bandejas, CDs y DVDs, armarios, material de oficina, etc.

Además, las etiquetas también te permiten imprimir códigos de barras, logotipos, precios y mucho más. Incluso puedes imprimirlas desde una base de datos, de un modo muy sencillo y práctico, que te permitirá ahorrar gran cantidad de tiempo.

Si utilizas una impresora de etiquetas para identificar tus archivos, la organización de tu oficina mejorará porque, entre otras cosas podrás:

  • Nombrar e identificar cualquier elemento de almacenamiento de tu oficina
  • Clasificar tus carpetas y archivadores por categorías
  • Ordenarlas por orden alfabético o numérico
  • Clasificar las carpetas por fecha o ejercicio
  • Diferenciar los archivadores según su importancia
  • Organizar las bandejas de documentos según su contenido
  • Indicar la propiedad de las carpetas y archivos

 

¿Cómo puedes usar las etiquetas para organizar tus carpetas y bandejas?

En Brother contamos con soluciones muy útiles y completas para que puedas etiquetar de manera eficaz todos los elementos que necesitas en tu oficina.

Con las impresoras de etiquetas puedes ordenar los documentos y destacar los más importantes según su urgencia o su utilidad. Además, las impresoras de etiquetas de la serie QL8 te permiten imprimir en negro y rojo, todo un plus a la hora de clasificar cada una de las carpetas que más vas a utilizar.

Puedes conectar las impresoras de etiquetas a tu ordenador y crear tus propios diseños de etiquetas con el software P-Touch Editor o, directamente, creándolas desde otros programas como Word, Excel o Outlook para agilizar la impresión si necesitas un gran volumen de etiquetas.

También puedes hacer uso de las rotuladoras electrónicas, y aprovecharte de la versatilidad que ofrecen para rotular no solo carpetas y documentos, sino también bandejas, archivadores y cualquier otro elemento que quieras organizar en tu oficina.

Lo mejor de todo es que tanto las impresoras de etiquetas como las rotuladoras electrónicas te permiten una conectividad plena, y las podrás manejar desde tu dispositivo móvil gracias a las aplicaciones móviles de etiquetado de Brother como iPrint&Label.

Como ves, tener una oficina completamente funcional y ordenada es más fácil con las soluciones de impresión de etiquetas y rotuladoras electrónicas de Brother. Nuestras impresoras de etiquetas están preparadas para garantizarte una organización completa de todos tus archivos y para que lleves tu productividad al máximo nivel sin ocasionarte pérdidas de tiempo.

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